Kas ir biznesa procesu konsultants?

Tāpēc, ja Jūs vēlaties, lai bizness būtu organizēts un dotu pēc iespējas augstāku efektivitāti kompānijai, bet nav laika darīt to pašam, turpiniet lasīt!

Biznesa procesu konsultants ir cilvēks, kuru varat nolīgt, lai palīdzētu sakārtot biznesu atkārtojamās sistēmās un procesos. Viņi var arī ieteikt, kā uzlabot procesus, palīdzēt jūsu biznesa procesu pārvaldības programmai darboties nevainojami.

Tas parasti ietver iepazīšanos ar organizāciju (gan uz vietas, gan ar digitālām sanāksmēm) un iepazīšanos ar to, kā pašlaik tiek izpildīti uzdevumi. Runājot ar vadītājiem un darbiniekiem, viņi var sākt veidot precīzu priekšstatu par reālu darbu plūsmu, nevis ideālu procesu, kas faktiski netiek ievērots.

Izmantojot dokumentētus procesus, jums un jūsu komandai ir instrukciju kopums, kas jāievēro attiecībā uz katru uzdevumu, ļaujot uzdevumus izpildīt konsekventi, bez apstāšanās un domāšanas par to, ko darīt tālāk.

Tomēr informācija par procesa dokumentēšanu un uzlabošanu var būt neticami sarežģīta, jo īpaši, ja jūsu uzdevumi ir atkarīgi no sīkām detaļām.

Biznesa procesu konsultanti var būt liels ieguvums jebkurai komandai, neatkarīgi no tā, vai tām jau ir dokumentēti procesi vai ne. Tie galvenokārt palīdz:

Viens no galvenajiem aspektiem, kas atšķir veiksmīgu uzdevuma izpildi no neveiksmīgas, ir persona, kura šo procesu veic vai pareizāk sakot – viņa motivācija.

Lai gan ir patīkami domāt, ka ikviens komandā saprot, kas viņam ir jādara, un kāpēc ir svarīgi to darīt konkrētā veidā, patiesībā tas nav tik skaidrs. Ja viņi uzdevumā nav redzējuši vērtību (vai nepievērš uzmanību rezultātam, kas jāsasniedz), viņi palēninās procesa gaitu vai saīsinās pašu procesu, kas vēlāk kļūs par standarta praksi.

Sliktākā lieta ir tā, ka jums nebūs ne jausmas, ka tas vispār notiek, un, ja kaut kas notiks nepareizi, jums nebūs precīzu datu, lai veiktu pareizu diagnozi.

Tas ir tikai viens no iemesliem, kādēļ procesu konsultanta nolīgšana noderēs ikvienam, kurš vēlas veikt nopietnus uzlabojumus, lai konsekventi sasniegtu savus mērķus.

Runājot ar jūsu komandu un strādājot ar darbiniekiem, lai precīzi dokumentētu un uzlabotu savus procesus, tie palīdz padarīt ikvienu piederīgu gala rezultātam. Savukārt tas mudinās viņus precīzi sekot līdzi procesam un pat veicināt tā pareizu izmantošanu pārējai komandai, ja tas kļūs lēns.

Tātad jūs vēlaties pieņemt darbā biznesa procesu konsultantu. Lieliski!

Tagad jums vienkārši ir jāzina, kā atrast tādu, kas palīdzēs jūsu uzņēmumam būt vislabākajam.

Diemžēl jūs nevarat vienkārši pārlūkot dzeltenās lapas un izvēlēties labāko rezultātu. Pat saņemot ieteikumus, izmantojot paziņu loku, tas ne vienmēr darbosies, jo jūs vēlaties būt pārliecināts, ka persona vai firma, kuru jūs nolīgstat, ir piemērota jūsu konkrētajai darbībai. Lai palīdzētu atrisināt šo problēmu, šeit ir daži padomi, kurus varat izmantot, lai novērtētu konsultantu, kuru esat izvēlējies.

Viena no lietām, ko varat darīt, ir pārbaudīt konsultanta pieredzi, lai redzētu, cik veiksmīga tā ir bijusi, kādus klientus apkalpojis un cik klienti ir apmierināti. Tam vajadzētu dot jums labu pamatu, lai spriestu, vai tie būs savienojami gan ar jūsu komandu, gan ar procesiem.

Jāņem vērā, ka viņu pieredze var būt nesaistīta ar klientiem tajā pašā nozarē, jo tas nav vissvarīgākais faktors. Jūsu komanda ir tā, kurai ir pieredze jūsu nišā, un, lai gan tas ir noderīgi, ja jūsu konsultantam ir vismaz pamats šajā jomā, nav grūti panākt, lai jūsu komanda paustu nozares pamatprincipus.

Komandas darbs ir vitāli svarīgs veiksmīgam konsultantam, jo tas ļaus redzēt precīzu priekšstatu par jūsu pašreizējiem procesiem un darbiniekus motivēt kustībā uz priekšu, lai tiktu galā ar jauno procesu.

Ja konsultants saka, ka zin, kurš modelis vislabāk der jūsu komandai un ka viens modelis der visām situācijām, tam vajadzētu būt trauksmes signālam.

Viņiem jābūt elastīgiem, lai ieteiktu vislabāko iespējamo situācijas risinājumu, nevis akli uzspiežot Six Sigma vai Lean praksi.

Nav viena konkrēta modeļa, kas derēs visiem procesiem.

Jābūt uzmanīgam, lai konsultants uzņēmuma procesus stādītu augstāk, par iespēju esošos procesus iekļaut kādā standartizētā sistēmā vai modelī. Pārliecība par standartizēta modeļa piemērotību nav slikta lieta. Slikti ir akla ticība.

Esmu jau teicis, cik svarīgs ir komandas darbs, tādēļ ir ļoti svarīgi, lai pirms nolīgšanas jūs novērtētu konsultanta komunikācijas prasmes. Viņiem ir jāspēj gan pārliecināt, gan pārdot komandu jaunos procesus.

Ja jūsu komanda nav pārliecināta par to, kāpēc lietas ir jāmaina, tad viņi nepakļausies nesen dokumentētiem un uzlabotiem procesiem. Tādējādi konsultanta sarunu prasmēm ir jābūt visaugstākajā līmenī.

Viņiem vajadzētu būt pārliecinātiem par savām metodēm, bet arī gataviem dzirdēt, ko ikviens komandas loceklis domā. Ja viņi spēj veidot attiecības ar komandu, tad viņi ir jau pusceļā līdz uzvarai. Ja ir problēmas ar jaunā procesa īstenošanu, tad darbinieki, visticamāk, paudīs savas bažas. Viņiem būtu jāzina, ka biznesa procesu konsultants klausās un ņems vērā to, ko viņi teiks, jo pretējā gadījumā viņi vai nu atgriezīsies pie veciem paradumiem, vai arī radīs jaunus risinājumus, nevienam to nesakot. Viens no galvenajiem iemesliem, kāpēc jūs nolīgstat konsultantu, ir būt pārliecinātam, ka jūs precīzi zināt, kā tiks sasniegti rezultāti. Tad kādēļ veidot jaunus procesus, ja jūsu darbinieki izveidos saīsinātas versijas un nevienam nepaziņos par to?

Tu saņem to, par ko esi samaksājis – klišejiski, bet taisnība.

Pieņemot darbā biznesa procesu konsultantu, jūs nevarat izvirzīt zemāko cenu, ja vēlaties veikt kvalitatīvu darbu. Turklāt augstākas maksas konsultants var veiksmīgi pabeigt operāciju ātrāk nekā zemāk apmaksāts, tādējādi novēršot atalgojuma starpību.

Jebkurā gadījumā tas nebūs lēti. Procesu pārskatīšana nav kaut kas tāds, ko var izdarīt pāris stundās. Var paiet dažas nedēļas, lai iepazītos ar detalizētāku informāciju par uzņēmumu, veidotu saikni ar komandu, dokumentētu procesus un pēc tam ieteiktu uzlabojumus. Turklāt tas ir jādara, vienlaikus pārliecinot darbiniekus, kāpēc šīs izmaiņas ir nepieciešamas un kādu labumu tas viņiem dos.

Šo faktoru dēļ nav noteiktas samaksas, lai pieņemtu labu konsultantu, un lielākā daļa strādās ar stundas likmi, nevis fiksētu cenu. Ja jūs varat iegūt fiksētu cenu, tad tas vienmēr ir noderīgi, taču jums vajadzētu sagaidīt līdzīgu stundas likmi kā augsta līmeņa IT konsultantiem.

Tā vietā, lai jautātu, vai konsultants ir lēts, jums vajadzētu jautāt, vai cena radīs vērtīgu ieguldījumu. Lai palīdzētu to izlemt, jūs vienmēr varat lūgt konsultantam kopsavilkumu par to, ko viņi domā par ieguldījumu atguvi.

Neatkarīgi no izvēles iespējām, laba biznesa procesu konsultanta nolīgšana nekad nav slikts lēmums. Protams, ir gadījumi, kad jūsu budžets ir pārāk ierobežots, un jūs drīzāk vēlaties apsvērt savu procesu pārbaudi personīgi, bet eksperts pārbauda un precīzi izskaidro, kā jūsu procesi izskatās.